A sua rotina está te sufocando e você não está conseguindo produzir aquilo que precisa durante o dia? Se isso está acontecendo é porque o seu trabalho operacional está atropelando suas prioridades.
Neste artigo, iremos te apresentar a matriz de eisenhower, uma ferramenta de gestão que irá te ajudar em meio ao redemoinho do dia-a-dia. Ela funciona da seguinte forma:
Tudo que é urgente e importante você precisa parar o que está fazendo e executar agora (isso é prioridade máxima);
Tudo aquilo que não é urgente, mas é importante você precisa planejar, pois se não planejar isso se tornará algo importante e urgente no futuro;
Aquilo que não é importante, mas é urgente faz parte da sua rotina então você deve delegar (a delegação é um dos conceitos centrais da liderança gerencial, ou seja, transferir a responsabilidade para o outro) ou automatizar;
Por fim, o que não é urgente e não é importante é necessário eliminar pois é desperdício de tempo.
Você provavelmente já escutou alguém dizer que não concluiu uma atividade porque estava na ‘correria’ (ou você mesmo já deu essa resposta). Porém, tempo não se administra, não é possível paralisar o tempo. O que você consegue administrar são suas prioridades, ou seja, definir o que é mais importante para você todos os dias.
Quando você categoriza suas ações estratégicas e consegue separar essas ações das corriqueiras e operacionais da rotina, você começa a dar passos significativos para ter uma vida muito mais produtiva.
Acordar cedo te torna mais produtivo? Não necessariamente, pois não se trata de aumentar o número de horas que temos disponível para executar nossas tarefas. Ser produtivo está diretamente ligado ao que fazemos com o tempo que temos disponível. Um exemplo claro disso (e que já citamos) é que nós não controlamos o tempo, o único poder que temos a nosso favor é o de gerenciar nossas ações dentro do tempo.
Sendo assim, para ser mais produtivo é necessário gerenciar seu tempo de forma eficaz, assim será possível produzir mais e melhor no menor tempo possível. Uma crença limitante comum é justamente a ideia de que só quem trabalha de sol a sol será bem sucedido, porém, não confunda. Trabalhar muitas horas não significa que você produziu muito durante todas essas horas.
Muito tempo disponível = PROCRASTINAÇÃO
Cyril Northcote Parkinson foi um professor historiador, que em seu estudo que denominou a Lei de Parkinson dizia que todo trabalho expande-se de modo a preencher o tempo disponível para sua realização. Em outras palavras, isso significa que: quanto mais tempo nós temos para fazer algo, mais tempo demoramos para realizá-lo. Essa é uma tendência que temos de procrastinar, deixar as coisas que precisam ser feitas para a última hora.
Alguns fatores favorecem essa procrastinação, como por exemplo:
ter uma atitude perfeccionista e ficar muito apegado a detalhes;
dificuldade em filtrar as distrações (e consequentemente perder o foco);
não saber identificar prioridades.
O resultado ao final de um dia de procrastinação é uma lista de pendências. E qual a solução? Como fazer uma gestão do tempo mais eficaz? O elemento principal se chama planejamento. Essa etapa não é rápida, ela exige foco, mas quando bem executada irá otimizar todo o processo de execução dos nossos objetivos.
Já dizia Abraham Lincoln: “se eu tivesse oito horas para derrubar uma árvore, passaria seis afiando meu machado”, ou seja, é o planejamento que irá nos preparar a fim de conseguirmos executar nossas tarefas da forma mais eficiente possível.
Voltando para a matriz de eisenhower, é importante lembrar que as atividades rotineiras ou operacionais serão encaixadas dentro do seu planejamento, elas não serão sua prioridade, mas precisam ser realizadas.
Use as ferramentas adequadas e seja organizado
Apesar de parecer arcaica, uma agenda será indispensável, não necessariamente com folhas de papel, pode ser digital se você optar por algo mais tecnológico. A ideia é que você possa organizar todas as informações em um só lugar.
Estipule um tempo para cada uma das atividades, é comum fazermos uma lista de tarefas que pretendemos realizar durante o dia, mas não estipulamos um tempo para cada uma delas e no final do dia várias atividades não foram feitas e viram pendências para o próximo dia. Como já citamos aqui, a Lei de Parkinson explica que quando não colocamos um limite ou um prazo temos a tendência de demorar mais tempo para terminar algo.
Ainda falando sobre o tempo, existem pessoas que o superestimam, acham que podem fazer muita coisa em pouco tempo. Isso precisa ser ajustado, por isso o planejamento é tão importante, ele serve como um treino para desenvolver essa habilidade.
Organizou sua agenda? Então durante a semana vá conferindo o que de fato conseguiu executar. Se perceber que não conseguiu concluir algo que planejou já analise se foi um erro na hora de estimar o tempo ou se foi algum imprevisto.
Outro fator que rouba nosso tempo é a falta de organização, por exemplo, às vezes você precisa de um documento e não consegue localizá-lo pelo simples fato de não ter organizado seus arquivos. Quanto melhor for sua organização, mais tempo será poupado.
A ideia não é que você se torne um robô com todos os horários programados. A ideia de um bom planejamento é realmente ele ser um norte muito claro de todas as ações e a forma mais eficiente de realizá-lo. Seja flexível, se algo não saiu como planejado corrija a rota. Não ter planejamento dificulta alcançar seus objetivos de forma mais assertiva.
Gostou do conteúdo? No canal do nosso CEO preparamos um vídeo explicando como usar a matriz de eisenhower.
Não se trata apenas de acordar mais cedo, o que irá dizer se você precisa acordar mais cedo ou dormir mais tarde será o seu planejamento. A ideia não é ter muitas horas, mas sim ser eficiente com as horas que tem à sua disposição.